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Emails im Geschäftsverkehr - 10 Tipps steigern Ihren Erfolg
Emails schreiben kann doch jeder - FALSCH. Erstaunlich ist, dass nur wenige Unternehmer wirklich professionelle Emails verfassen können.
Eigentlich weiß es jeder, vom Existenzgründer bis zum "alten Hasen": "Der klassische Geschäftsbrief muss gewisse Normen erfüllen, um als Geschäftsbrief erkannt zu werden". Um so erstaunlicher ist, dass nur wenige Unternehmer die Bedeutung und Vorteile dieser Normen im geschäftlichen Email-Verkehr sehen. Gerade hier können Sie sich - ohne Mehraufwand - eindeutig von Ihren Mitbewerbern abheben.
Die folgenden 10 Tipps erforden keinen höheren Aufwand, lediglich ein gewisses Umdenken bei der Nutzung des Mediums Email im Geschäftsbereich.
1. Nutzen Sie [immer] die Betreffzeile [sinnvoll]
Die Betreffzeile einer Email hat 3 grundlegende Funktionen.
- Beim Erstkontakt beschreibt Sie worum es geht, und/oder weckt Interesse.
- Beim Bestandskunden fasst Sie kurz und knapp zusammenfassen, worum es geht.
- Sie dient der Korrespondenz - sprich eine Gruppierung von Emails zu einem bestimmten Thema - und ermöglicht damit eine gute Übersicht im Mailverlauf zu schaffen.
2. Aussagekräftige Betreffzeilen
Es ist nicht so einfach wie es sich anhört. Was gehört in eine professionelle Bereffzeile?
Zuerst muss eine Betreffzeile aussagekräftig Formuliert sein. "Info zu Ihrer Bestellung" beschreibt zwar den Inhalt der Mail, aber "erfolgsbeginn.de: Ihre Bestellung wurde versendet - 16. Jun. 2011" fasst den Inhalt der Mail zusammen.
Vorteil für den Empfänger:
Er braucht die Mail nicht öffnen, weil er weiß, dass es lediglich eine kurze Statusmail ist. Dies spart Ihm Zeit, und er hat bei Ihren Emails immer ein positives Bauchgefühl, da er weiß, dass Ihre Mails immer treffend und wichtig sind.
3. Email thematisch sauber gruppieren
Der "Antworten"-Button im Mailprogramm ist eine klasse Erfindung. Klickt man drauf, wird der bisherige Betreff übernommen und es bildet sich im Mailprogramm eine Korrespondenz - also gruppierung von Mails eines Themas. Das Chaos bricht aber aus, wenn hier nicht für ein neues Themengebiet eine neue Korespondenz aufgebaut wird.
Sobald sich also das inhaltliche Thema einer Mail ändert, sollte die Betreffzeile erweitert, oder geändert werden, um Sie leichter auffindbar zu machen.
4. Den Inhalt übersichtlich gestalten
Würden Sie ein Buch lesen, welches 60 Seiten ohne Bild, Absatz und Überschriften hat. Sicherlich nicht, wenn es nicht zwingend nötig ist.
Machen Sie es Ihren Adressaten so einfach wie möglich, den Inhalt Ihrer Mail zu erfassen. Gliedern Sie den Inhalt thematisch mit Überschriften - in HTML-Mails durch FETT-Schrift, in Text-Mails durch Unterstreichungen (z.B. mit === oder --- ) und Absätzen.
So geben Sie Ihrem Adressaten die Möglichkeit, Ihre Mail schnell und effizient abzuarbeiten, und das Wesentliche schneller zu erfassen.
5. Infos auf das Wesentliche begrenzen
Selbstüprüfung: Wann haben Sie das letzte mal eine lange Email komplett - ohne Textpassagen zu überfliegen - gelesen?
Email ist ein schnelles Medium - zum einen, weil es schneller ankommt als jeder Brief, aber auch, weil es in der Regel oberflächlicher gelesen wird. Hier liegt die Lösung darin, den höchst möglichen Informationsgehalt so treffend und knapp wie Möglich zu formulieren, ohne in Telegramm-Stil zu verfallen.
6. Aufmerksam lesen - das Anliegen verstehen
Ein erstaunliches Phänomen welches ich schon mehrfach beobachtet habe ist, dass von 3 detailiert gestellten Fragen meist nur eine oder zwei (zufriedenstellend) beantwortet werden. Dies dann sogar oft in einer ganz großen zusammengefassten Antwort. Der Informationsgehalt solcher Emails ist meist sehr gering, weil man zwischen den Zeilen rauslesen kann, dass sich der Adressat nicht wirklich konzentirert mit dem Anliegen beschäftigt hat. Eine Botschaft, die sich kein Unternehmer leisten kann!
Macht sich ein Kunde die Mühe in seiner Email Fragen Aufzulisten (z.B. 1. ... 2. ... usw.), sollte man diese auch in diesem Stil beantworten.
7. Richtig adressieren
In Emailprogrammen gibt es die Möglichkeit einen Adressat bei "An:", "Kopie" oder "Blindkopie" einzutragen. Bei einigen Mailprogrammen heißen diese auch "To, CC, BCC". Nutzen Sie diese Funktionen sinnvoll. Senden Sie ein Angebot z.B. an 30 Ihrer Kunden, und geben alle Adressen in "An:" oder "Kopie:" ein, kann jeder Empfänger die anderen Adressaten im Mailkopf sehen. Hier sollte also "Blindkopie:" genutzt werden, damit die Adressen bei den Adressaten nicht sichtbar sind.
Das "An:"-Feld sollte immer den/die Hauptansprechpartner der Mail beinhalten. Wird die Mail lediglich zu Informationszwecken an weitere Adressaten gesendet ist hier die Adresse im Feld "Kopie:" einzutragen.
8. Mail Signatur
Die meisten Email-Programme ermöglichen es eine Art Fußnote - eine Signatur - an jede Email anzuhängen, welche versendet wird. Hier können Sie Ihre Kontaktdaten unterbringen, damit der Kunde in jeder Email Ihre Daten zur Hand hat.
Zudem können Sie die Signatur für kurze Informationen nutzen. Hier sollten Sie allerdings auf reißerische Angebote und Werbeslogans verzichten. Ein kurzer Hinweis auf das Serviceangebot und die Kernkompetenzen wirkt hier seriöser und wird nicht so schnell als unerwünschte Werbung aufgefasst. Weitere Informationen zu Emails im Geschäftsverkehr und Signaturen finden Sie im Artikel "Gesetzliche Vorgaben für Geschäftsbrief und E-Mails".
9. Mailverkehr minimieren
Verfassen Sie Emails vorausschauend, so dass ein Adressat nicht gezwungen ist, eine weitere Email mit zusatzfragen an Sie zu senden. Unnötige Emails kosten dem Adressaten und Ihnen wertvolle Zeit.
Fragen Sie sich:
- Welche Zusatz-Fragen könnten beim Adressaten durch meine aktuelle Antwort auftreten?
- Hat der Adressat das nötige Hintergrundwissen um meine Antwort zu verstehen?
- Sind alle erwähnten Anhänge der Mail beigefügt?
10. Vor dem Absenden... ...der MasterCheck
Vor dem Absenden sollte unbedingt die gesamte Email nocheinmal durchgelesen werden. Dabei sollte man folgende Fragen im Hinterkopf haben:
- Werden hier alle Fragen des Kunden beantwortet?
- Sind die Antworten einfach verständlich und mit allen nötigen Informationen versehen, welche der Kunde wünscht / benötigt?
- Ist der Aufbau der Mail auf das Wesentliche Begrenzt und ist der Text übersichtlich gegliedert und weitgehend ohne Rechtschreibfehler?
- Ist die Betreffzeile aussagekräftig, oder hat sich im Gesprächsverlauf das Thema geändert, so dass eine neue Betreffzeile her muss?
- Sind Anhänge, auf welche ggf. in der Mail Bezug genommen wird wirklich angehängt? Sind es die richtigen Dokumente?
- Sind die Adressaten und ist der Zustellungsweg (An, Kopie, Blindkopie) richtig?
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