Gesetzliche Vorgaben für Geschäftsbrief und E-Mails

Der Geschäftsbrief wurden in den letzten Jahrhunderten gewöhnlich nur auf Papier geschrieben. Im Zuge der Industrialisierung und auf Basis des technischen Fortschritts hat sich zum klassische Brief in Papierform der elektronische Brief dazugesellt.

Seit 1. Januar 2007 wurde verbindlich festgelegt, dass auch E-Mails zu den Geschäftsbriefen gehören. Damit müssen E-Mails im Geschäftsbereich - ebenso wie der klassische Geschäftsbrief -  den gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe erfüllen.

Vorgaben für den Geschäftsbrief

In einem Geschäftsbrief - also auch in einer geschäftlich verfassten E-Mail - müssen folgende Dinge enthalten sein:

• exakter Firmenname - wie im Handelsregister eingetragen
  Hierzu zählt auch die Geschäftsform (GmbH, AG, usw.), 
• Ort der Niederlassung bzw. Sitz der Gesellschaft
  Hier ist der Wohnzitz oder die Geschäftsadresse gemeint, unter der der rechtliche vertreter der Firma tatsächlich anzutreffen ist
• Registergericht inkl. Nummer
  Das gängigste ist das Handelsreister, es gibt aber auch Genossenschafts-, Partnerschafts-, Vereins-, und das Güterrechts-Register.
• Bei GmbH der Name aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden
  Bei den Aufsichtsratvorsitzenden mit (jeweils) mindestens einem ausgeschriebenen Vor-  und Zu-Namen
• Sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft, insofern die Gesellschafter des Unternehmens keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co.KG)
• Bei AG alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Zudem muss der Vorsitzenden des Aufsichtsrats als solcher gekennzeichnet werden.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die zuvor beschreibenen Pflichtangaben gut lesbar sein müssen. Für eine E-Mail Signatur bedeutet dies, dass die Schriftgöße und Schriftfarbe so gewählt werden, dass auch ältere Personen diese gut lesen können. Das anfügen der Signatur als Datei oder als eingebettete Grafik ist nicht ausreichend, da nicht gewährleistet werden kann, dass jeder Anwender diese Anzeigen oder öffnen kann.

Weitere empfohlene Angaben

Im eigenen Interesse sollten Sie in Ihrem Geschäftsbrief unbedingt Ihre gesamten Kontaktdaten einfügen, da diese eine schnelle und direkte Kontaktaufnahme sehr erleichtern. Hierzu zählen Telefon, Fax und Mobilfunk-Nummern, E-Mail Adresse, Internetadresse, Abteilung.

Im geschäftlichen E-Mailverkehr hat es sich eingebürgert, diese Angaben in der E-Mail Signatur zu vermerken.

Rechnungen gehören zwar auch zum geschäftlichen Briefverkehr, aber hier gelten noch schärfere Vorgaben, als dies bei regulären Geschäftsbriefen der Fall ist. Diese Vorgaben ergeben sich vorwiegend aus demUmsatzsteuergesetz ergeben. Auf Rechnungen wird in diesem Artikel jedoch nicht weiter eingegangen.

Signatur in E-Mails - Achtung Verwechselungsgefahr

Leicht zu verwechseln sind die Begriffe E-Mail Signatur und elektronische Signatur - welche auch im Zusammenhang mit dem Rechnungsversand per Email zur Sprache kommt. Diese beiden Bereiche sind jedoch vollkommen unabhängig voneinander. Bei der hier besprochenen Signatur handelt es sich um eine Art Fußnote in Ihrer Email, welche meist durch zwei Bindestriche, gefolgt von einem Leerzeichen: "-- " eingeleitet wird.

Die elektronische Signatur wird hingegen genutzt, um Rechungsdokumente zu signieren - sprich eindeutig dem Absender zuordbar zu machen. Diese elektronische Signatur wird meist durch externe Dienstleister erstellt und soll die Authentizität des Dokumentes durch eine 3. Instanz versichern.

Wen betreffen diese Vorgaben?

Betroffen von den oben angeführten gesetzlichen Vorgaben sind alle - im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) - Kaufleute sowie deren Mitarbeiter. In der letzten instanz sind die Geschäftsführer dafür verantwortlich diese gesetzlichen Vorschriften umzusetzen, bzw. für deren Umsetzung in Ihrem Betrieb zu sorgen.

Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmer galten bis März 2009 die Vorschriften der Gewerbeordnung, (GewO) die als Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen vorschrieb

• mindestens ein ausgeschriebener Vorname
• Zuname (Familienname)
• ladungsfähige Anschrift
• bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft alle diese Angaben über jeden Gesellschafter

Seit März 2009 ist der Paragraf 15 GewO entfallen. Die IHK empffiehlt den Unternehmern dennoch, auf die Angaben nicht zu verzichten.

Verstoß kann teuer werden!

Bei zuwiederhandlung können vom Registergericht Ordnungsstrafen von bis zu 5.000 € festgesetzt werden. Daher sollten Sie im eigenen Interesse - auch um Abmahnungen von Mitbewerbern vorzubeugen - diese Angbaben in allen E-Mails vermerken, welche ausserhalb Ihres Unternehmens versendet werden.

TIPP: Nahezu alle E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, eine Signatur zu definieren, welche dann automatisch beim erzeugen einer neuen Email angehängt wird. So können Sie nie vergessen die entsprechenden Angaben zu machen.

Quellenangabe für gesetzesvorgaben

• HGB (Handelsgesetzbuch) Paragrafen 37a Abs. 1 und 125 Abs. 1 Satz 1
• GmbHG (GmbH-Gesetz) Paragraf 35a Abs. 1
• AktG (Aktiengesetz) Paragraf 80 Abs. 1 Satz 1

 

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