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...der Weg zum Erfolg kann so einfach sein!

Digital signierte Rechnungen vorerst noch Pflicht!

Der Bundesrat hat am 08.07.2011 das Steuervereinfachungsgesetz gekippt, dadurch wird auch die Entscheidung - ob elektronische Rechnungen weiterhin digital signiert werden müssen -  verschoben.

Chaos für digital signierte RechnungenAls Bestandteil des Steuervereinfachungsgesetz war es geplant elektronische Rechnungen - d.h. Rechnungen welche beispielsweise per Email versendet werden - ohne digitale Signatur beim Vorsteuerabzug anzuerkennen. Aktuell können ausschließlich digital signierte, elektronische Rechnungen für die Vorsteuer geltend gemacht werden.

Die Geseftzesänderung war bereits für Juni 2011 vom Bundestag verabschiedet und bedurfte lediglich der Zustimmung des Bundesrats. Doch nun bleibt vorerst alles beim Alten, denn der Bundesrat hat dem Steuervereinfachungsgesetz nicht zugestimmt. Ausschlaggebender Punkt waren nicht die elektronischen Rechnungen, sondern die Wahlmöglichkeit für Angestellte, die Einkommenssteuererklärung alle zwei Jahre abgeben zu können. Da der Gesetztesentwurf zur elektronischen Steuer jedoch als Teil des Gesamtpaketes zu verstehen ist, wird die Thematik frühestens im Herbst 2011 erneut diskutiert.

Das hat zur Folge, dass die Neuregelungen frühestens 2012 in Kraft treten können, und bis dahin die elektronischen Rechnungen weiterhin digital signiert werden müssen. 

Achten sie weiterhin auf digitale Signatur bei Rechnungen

Da der geplante Gesetzesentwurf - die Signaturpflicht für elektronische Rechnungen aufzuheben - eine lang ersehnte Vereinfachung schaffen würde, wurde diese gute Nachricht entsprechend gut im Internet und den Presseportalen kommuniziert. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen Dienstleister nun vermehrt unsignierte Rechnungen in elektronischer Form vorlegen. Im eigenen Interesse sollten Sie - solange das Gesetz nicht durch den Bundesrat verabschiedet wurde - darauf bestehen, die Rechnung digital signiert, oder in Papierform zu erhalten. Nur so sichern Sie sich den Vorsteuerabzug!

 

Elektronische Rechnungen - richtig prüfen und aufbewahren

Wie in Ihrer (Papier)Buchhaltung sollte auch bei den elektronischen Dokumenten Ordnung herrschen. Wie normale Rechnungsdokumente aus Papier müssen Sie auch diese elektronischen Dokumente - dazu zählt übrigens auch Ihr gesamter geschäftlicher Email-Verkehr - bis zu 10 Jahre aufbewahren.

Eine saubere Struktur für die Ablage von elektronischen Dokumenten könnte so aussehen:

In einem gesonderten Hauptverzeichnis (beispielsweise "Lieferanten") legen Sie für jeden Lieferanten ein eigenes Unterverzeichnis an. Darin dann weitere Unterverzeichnisse: Rechnungen, Verträge usw.
Die Rechnungen von den jeweiligen Dienstleistern speichern Sie dann in den angelegten Ordner Rechnungen. Benennen Sie Ihre Rechnungen bzw. Dokumente mit der Jahreszahl beginnend, gefolgt von Monat und Tag, um die Dateien bei Bedarf "Auf-" oder "Absteigend" sortieren zu können. Der Lieferantenname und eine kurze Info, welchen Inhalt die Rechnung hat, geben Ihnen zusätzliche Übersicht bei der Rechnungssuche.

Beispiel:

20110709_Telekom_Jun2011.pdf

Denken Sie daran, dass die meisten digital signierten Rechnungen aus zwei Dateien bestehen. Dem eigentlichen Rechnungsdokument (PDF-Datei) und der Signaturdatei. BEIDE Dateien Müssen aufbewahrt werden.

Zur Prüfung, ob die signatur gültig ist, können Sie meist bei den vom Lieferanten angegebenen Webseiten die Dokumente verifizieren. Unter Windows können Sie die Dokumente etwas bequemer mit dem kostenlosen Tool "digiSeal reader" prüfen.

 

 

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